LOJİSTİK STANDARTLARI

EAN (AVRUPA MAL NUMARALANDIRMA BIRLIGI)

Dünya ticaretindeki hızlı gelişmeler ve ticarete konu olan malların çeşidinin artması, bu mallar için uygulanacak standartların yetersizliğini ortaya çıkarmış ve malların tanımlanması için bir sistem meydana getirmek amacıyla on iki Avrupa ülkesinin öncülüğünde Avrupa Mal Numaralama Sistemi geliştirilmiştir.

1977 yılında sisteme yasal bir statü kazandırmak ve uygulama kurallarını ortaya koymak amacıyla "Avrupa Mal Numaralandırma Birligi" (EAN: European Article Numbering Association) kurulmuştur. Merkezi Brüksel’de bulunan Birliğe, Türkiye de üyedir. Türkiye’nin Birlik numarası ise 869 dur .

EAN-UCC Sistemi

Merkezi Brüksel’de bulunan EAN ile A.B.D’deki UCC örgütlerinin birlikte oluşturduğu EAN-UCC Sistemi, ulusal ve uluslar arası ticarette el değiştiren ürünün tanınması ve bu ürünün hareketlerinin izlenmesi için evrensel standartlar geliştiren bir “bilgi standardı tanımlama ve uygulama sistemi”dir.

EAN-UCC Sistemi’nin kapsamında iki temel konu yer alır:

- Ürün kimliklendirme (tanımlama) standartları,

- Ürünün üretici, satıcı ve alici arasında el değiştirmesi sırasında oluşan yer değiştirme ve hareket bilgilerinin elektronik ortamda paylaşılmasını sağlayan elektronik veri değişimi standartları.

Sistemin geliştirdiği bu standartlar, günümüzde önemi hızla artan ve uluslar arası boyutta yaygınlaşan elektronik ticaret için gerek ürün hareketi, gerekse bilgi değişimi açısından bir altyapı hazırlamaktadır.

EAN-UCC Sistemi Tanımlama, Numaralandırma ve Barkod Standartları Uygulama Kılavuzu, EAN-UCC Sistemi kapsamında geliştirilen

• tanımlama
• numaralandırma
• barkod ile simgeleme

standartlarını açıklamaktadır.

1970’li yılların ilk yarısında önce ABD’de UCC (Uniform Code Council) tarafından geliştirilmeye başlayan sistem, sonraki yıllarda EAN’ın (Europian Article Numbering Association)  oluşması ile Avrupa’da da uygulanmaya başlamıştır.

1995’te Avrupa’daki EAN ile ABD’deki UCC örgütlerinin her iki sistemi uyumlaştırma çalışmaları başlamış, sistemin adı EAN-UCC Sistemi olarak belirlenmiş ve Avrupa’daki EAN örgütü uluslararası bir örgüte dönüşerek EAN International adını almıştır. Bu değişiklikler sonucunda, EAN-UCC Sistemi, bir numaralandırma ve barkod standardı uygulaması olmanın ötesine geçerek kapsamını genişletmiş, uluslararası ticarette el değiştiren ürünlerin tanımlanması başta olmak üzere tüm elektronik ticaret uygulamalarının altyapısını oluşturan evrensel bilgi tanımlama ve uygulama standartlarını geliştiren ve kurallarını koyan bir yapı kimliğini kazanmıştır.

Kısaca bir bilgi standardı tanımlama ve uygulama sistemi olarak anılabilecek EAN-UCC Sistemi, merkezi Brüksel’de bulunan EAN International tarafından geliştirilmekte ve tüm dünya çapında yönetilmektedir. EAN International’a bağlı yerel EAN Numaralama Organizasyonları, tanımlama ve numaralandırma standartlarının uygulayıcılarıdır. Türkiye’deki EAN Numaralama Organizasyonu TOBB-MMNM’dir.

EAN Numaralama Organizasyonları tarafından verilen numaralar ve bu numaraları içeren barkodlar, dünyanın her yerinde geçerli olup uluslararası tüm ticari işlemler ve Tedarik Zinciri uygulamalarında herhangi bir değişikliğe gerek kalmaksızın kullanılabilirler.

EAN-UCC Sistemi başlangıçta perakende satış sektörünün gereksinimlerini karşılamak üzere geliştirildiyse de daha sonra ürünlerin tanımlanmasına ihtiyaç duyan tüm ticari ve endüstriyel sektörler tarafından uygulanmaya başlamış, yalnızca tüketim ürünlerinde değil, tekstil, otomotiv, sağlık gibi sektörlerde de kullanılmıştır.

Ticari ve endüstriyel kuruluşların gereksinimlerinin yanı sıra teknolojinin gelişmesine de uyum sağlayan ve hemen tüm sektörlerin uygulayabileceği tanımlama ve numaralama standartlarını geliştiren EAN-UCC Sistemi, bugün dünyanın her yerinde kullanılmakta ve sağladığı olanaklarla elektronik ticaretin de altyapısını oluşturmaktadır .

EAN-UCC TANIMLAMA VE NUMARALAMA SİSTEMİ

EAN-UCC Sisteminin temel amacı, ticari ve endüstriyel ortamlarda hareket gören ticari ürünler (mal ve hizmetler) ile taşıma birimlerinin tanımlanmasını (“identification”) sağlamaktır. Sistem ile ticari ürünler ve taşıma birimlerinin yanı sıra yerler (lokasyon) ve demirbaşlar da tanımlanmaktadır.

EAN-UCC Sistemi, tanımlama amacıyla numaralandırma yöntemleri geliştirmiş, ticari ürünler, taşıma birimleri, yerler ve demirbaşlar bu numaralar ile kimliklendirilmişlerdir. Sistem ile tanımlama amacıyla verilen numaraların yanı sıra ürünlere ilişkin tamamlayıcı ve açıklayıcı bilgiler de (parti numarası, son kullanım tarihi, ürünün miktarı, paket sayısı vb.) kodlanabilmektedir.

EAN-UCC Sisteminin geliştirdiği Tanımlama ve Numaralama Standartlarının üç temel bileşeni vardır:

• Tanımlama Standartları
• Barkod / OVT-Otomatik Veri Toplama Teknolojileri (ADC-Automatic Data Capture)
• Elektronik Veri Değişimi (EDI-Electronic Data Interchange)

 
            EAN-UCC Sistemi ile ticari ürünler (mal ve hizmetler), taşıma birimleri, yerler ve demirbaşlar belli standartlara uygun olarak tanımlanırlar. Tanımlama amacıyla kullanılan numara, bütün dünyada geçerlidir ve bir ticari ürünün, yerin ya da demirbaşın tüm dünyada tek bir numara ile tanınmasını sağlar. 

Tanımlama amacıyla kullanılan numaralar, barkodlar ile de simgelenir. Barkodlar, bilgi sistemleri kapsamındaki Otomatik Veri Toplama (OVT) uygulamalarında otomatik veri girişi yapılmasını sağlamakta, bu amaçla barkod okuyucular kullanılmaktadır. Bilgi sistemlerine elle veri girişi yapılması gereğini ortadan kaldıran OVT uygulamaları sayesinde, iş ortamlarının gerektirdiği doğruluk ve hıza ulaşılarak işlemlerde verimlilik artışı elde edilir. EAN-UCC Sisteminin barkod standartları, bu sistem kapsamında kullanılacak barkodların uygulama kurallarını belirlemektedir. Bu kurallar, barkodlarda yer alacak tanımlama numaraları ve tamamlayıcı bilgilerin nasıl kodlanacağını, kullanılacak barkod alfabelerini, barkodların basım tekniklerini ve barkodların ürünler üzerindeki yerleştirilme biçimlerini açıklamaktadır.

EAN-UCC Sistemi ile oluşturulan tanımlama numaraları, birbirleri ile ticaret yaparken birbirlerine elektronik ortamda veri gönderen taraflar arasında Elektronik Veri Değişimi (EVD) uygulamalarında kullanılır. EAN-UCC Sistemi, EVD için EANCOM uygulama kılavuzlarını hazırlamış, böylece Birleşmiş Milletlerin tanımladığı UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration Commerce and Transport) EVD(Elektronik Veri Değişimi) mesajlarının ticaret yapan kuruluşlar arasında nasıl uygulanacağını yalın biçimde göstermiştir.

Bu üç bileşenin uyumlu bütünlüğü ile

• ticari ürünlerin tanımlanması,
• ürünlerin barkodlanması,
• ticaret yapan taraflar arasında işlem gören ürünlerin hareketlerinin OVT teknolojileri ve EVD uygulamaları kullanılarak elektronik ortamda izlenmesi

sağlanır. EAN-UCC Sistemini uygulayan kuruluşlar, bu sistemin getirdiği standartlar sayesinde, işlemlerini elektronik ortamda, işlem ve veri yinelemesine gerek kalmaksızın kolayca gerçekleştirmektedir; özellikle işlem ve hareket sayısının çok yüksek olduğu  taşıma, satış, depolama gibi iş süreçlerinde hız ve doğruluk kazanılmakta, tüm bunların sonucunda da iş yapma verimliliği artmaktadır.

EAN-UCC TANIMLAMA NUMARALARININ ÖZELLİKLERİ

EAN-UCC Sisteminin tanımlama ve kimliklendirme amacıyla geliştirdiği numaralar, bilgi sistemlerindeki veritabanlarında yer alan kayıtlara erişmek üzere kullanılan erişim anahtarlarıdır.

Veritabanlarına erişim anahtarı olmak üzere geliştirilen EAN-UCC tanımlama numaraları aşağıdaki özelliklere sahiptir:

• Tek: EAN-UCC Sistemi ile tanımlanan ticari ürünler, taşıma birimleri, yerler ve demirbaşların her biri bütün dünyada tek bir numara ile tanınırlar. Bu numaranın bir eşi daha yoktur; dolayısıyla tanımlanan (kimliklendirilen) ürün, taşıma birimi, yer ya da demirbaş bir başkası ile asla karışmaz.
• Anlamsız: EAN-UCC tanımlama numarası, yalnızca bir erişim anahtarı olma özelliğinin dışında herhangi bir anlam taşımaz. Bu numara, tanımladığı ticari ürünün, taşıma biriminin, yerin ya da demirbaşın özelliklerine ilişkin hiçbir bilgi içermez. Bu numaranın tek amacı, tanımladığı parçanın bilgi sisteminde yer alan ayrıntılı bilgilerine erişilmesini sağlamaktır; bu nedenle, bu numaranın içerdiği rakamları kullanarak herhangi bir işlem, sorgulama ya da raporlama yapılmamalıdır.

NOT: Ürünlerin EAN-UCC numaralarını bilgi sistemlerinde tutan kuruluşların birçoğu bu numaraların içerdiği firma ya da ürün sıra numaralarını çeşitli işlemler yapmak ya da raporlama amacıyla kullanmak eğilimindedirler. Hatta, kuruluşların birçoğu, ürünlere verdikleri  EAN-UCC numaraları ile ürünlerini sınıflamaya çalışmaktadırlar; oysa bu numaralar, herhangi bir anlam ve bilgi taşımazlar; dolayısıyla bu numaraları erişim anahtarı olma amacının dışında kullanmak kesinlikle doğru değildir.

• Uluslararası: EAN-UCC tanımlama numaraları, tüm dünya ülkelerinde ve tüm sektörel uygulamalarda kullanılabilirler. EAN-UCC numarası ile kimliklendirilen bir ürün, taşıma birimi, yer ya da demirbaş tüm dünyada tek olarak tanınmaktadır. Bu numara dünyanın her yerinde geçerli olduğundan bu numaranın her ülke için yeniden değiştirilmesi gerekmemektedir.
• Güvenli ve Kullanışlı:  EAN-UCC tanımlama numaraları bilgi sistemlerinde kolayca kullanılmak üzere geliştirilmiştir. Bu numaralar, sabit uzunluktadır ve yalnızca rakamlardan oluşurlar (sayısaldırlar). Numaraların sonlarında yer alan kontrol basamağı (“check digit”)  sayesinde numaranın elektronik sistemler tarafından yanlış algılanması da önlenmiştir.

EAN-UCC TANIMLAMA NUMARALARI

EAN-UCC Sistemi, ticari ürünler, taşıma birimleri, yerler ve demirbaşlar için tanımlayıcı numaralar geliştirmiştir. Bu numaralar, tanımlanan birimler üzerinde gözle okunur biçimde ve aynı zamanda barkod ile de gösterilirler. Tanımlama numaraları, elektronik ortamda, ticaret yapan kuruluşların bilgi sistemleri arasında veri değişimi sırasında da kullanılırlar.

Kılavuzun izleyen bölümlerinde yapıları ve oluşturulma yöntemleri açıklanan bu tanımlama numaraları, aşağıdaki başlıklar altında sınıflandırılırlar: 

1. Ticari Ürün Numaraları (GTIN-Global Trade Item Numbers-  Ticari Ürün Numarası)

Ticari ürünler, Tedarik Zincirinin herhangi bir noktasında sipariş edilen, satılan, dağıtımı yapılan, yer değiştiren ya da satın alınan, dolayısıyla başta fiyatı olmak üzerine bütün tanımlayıcı bilgilerine gerek duyulan mal ya da hizmetlerdir.

Ticari ürünler tek bir parçadan oluşan bir birim olabileceği gibi, bir paket (kutu, koli, çuval, torba vb.) içerisinde yer alan aynı ya da birbirinden farklı parçalardan da oluşabilirler.

Ticaret amacıyla el değiştiren bu ürünler GTIN (Global Trade Item Number-Ticari Ürün Numarası) olarak adlandırılan EAN-UCC numarası ile tanımlanırlar. GTIN(Ticari Ürün Numarası), 14 basamaklı bir numara olup aşağıdakileri tanımlamak üzere kullanılır:

• bir tek ürün (birim)
• aynı üründen birden fazla sayıda (miktarda) içeren bir paket (kutu, koli, çuval, torba, kasa vb.)
• değişik ürünlerden birden fazla sayıda içeren bir paket (karışık kutu, koli, çuval, torba, kasa vb.)

DİKKAT: Bugüne dek Türkiye’de uygulanan EAN Numaralama Sisteminde 13 basamak olarak kullanılan tanımlama numarası, EAN-UCC Sisteminde GTIN(Ticari Ürün Numarası) adını almış ve 14 basamak olmuştur. TOBB-MMNM’ye üye olan firmalar, bilgi sistemlerinde 13 basamak olarak yer alan bu numaraları en kısa sürede, 14 basamak, sağa dayalı, sayısal veri alanları olarak tanımlamak zorundadırlar.    

2. Taşıma Birimleri (Logistic Units)

Taşıma birimleri, Tedarik Zinciri içerisinde ticari ürünün taşınması ve/veya depolanması amacıyla kullanılan paketleme birimleridir. Taşıma ve/veya depolama gibi lojistik uygulamalarda kullanılan kutu, koli, torba, çuval, kasa ya da bu tür paketleri içeren varil, palet ya da konteyner gibi kaplar taşıma birimi olarak anılırlar.

Taşıma birimlerini tanımlamak için SSCC (Serial Shipping Container Code) olarak adlandırılan EAN-UCC numarası kullanılır. SSCC, 18 basamaklı bir numaradır ve taşıma biriminin seri numarasını içerir. Bu seri numarası, bir taşıma birimini tüm diğer taşıma birimlerinden ayırdetmek amacıyla kullanılır. 

3. Yerler (Locations)

Yer numaraları, Tedarik Zincirindeki uygulamalarda tanımlanmasına gerek duyulan fiziksel, fonksiyonel ya da yasal bir adresi simgeleyen numaralardır. EAN-UCC Sisteminde, yasal şirket adresi, departman, ambar, depo, depo içerisindeki fiktif alanlar (teslim alma/tesellüm noktası, kalite kontrol alanı, sevkiyat rampası vb.) gibi özellikle belirtilmesi gereken adresler için yer numarası geliştirilmiştir.

Yer numaraları, birbirleri ile EVD uygulamaları yapan kuruluşlar arasında, teslimat adresi, faturalama adresi, sevkiyat adresi ve bu adreslere ilişkin telefon numarası, faks numarası gibi veri alanlarını içeren bilgi sistemi kayıtlarına erişmek amacıyla kullanılırlar. Adres alanlarında tutulan veriler genellikle çok uzundur ve elektronik ortamda uzun verileri göndermek, almak ve işlemek hız düşürücüdür. O nedenle, elektronik veri değişiminde adresler yerine yer numaralarının kullanılması çok daha etkindir. EAN-UCC yer numaraları, bilgi sistemlerinde, adreslerin ayrıntılı içeriklerine erişmek üzere bir erişim anahtarı olarak kullanılırlar.

EAN-UCC Sisteminde  EAN/UCC GLN   (Global  Location  Number- Yer Numarası) olarak adlandırılan yer numaraları,  EAN-UCC-13 numaralama standartı kullanılarak oluşturulurlar. Gerek duyulduğunda barkod ile de simgelenebilirler. 

4. Demirbaşlar (Assets)

EAN-UCC Sistemi, sabit kıymet olarak kabul edilen demirbaşların tanımlanması için demirbaş numaraları geliştirmiştir. Bu demirbaşlar, kuruluşların içinde sabit duran (taşınamaz), yer değiştirmeyen varlıklar olabileceği gibi, ticaret yapan taraflar arasında hareket gören ve geri dönen (iade edilen-“returnable”) kasa, palet, varil, konteyner gibi kaplar da olabilirler.

EAN-UCC Sistemi ile kuruluşun içinde kalan, yer değiştirmeyen varlıklar GIAI (Global Individual Asset Identifier) numarası ile tanımlanırlarken, yer değiştiren, gittiği yerden geri dönen ve yer değiştirme hareketlerinin izlenmesine gerek duyulan varlıkları tanımlamak için GRAI (Global Returnable Asset Identifier)  numarası kullanılır.

EAN-UCC TANIMLAMA VE NUMARALAMA SİSTEMİNİN UYGULANMASI

EAN-UCC Tanımlama ve Numaralama Sistemi, başlangıçta perakende satış uygulamalarını kolaylaştırmak ve hızlandırmak üzere geliştirilmiştir; ancak bilişim teknolojilerinde yaşanan gelişmelerin ardından elektronik ortamda veri iletişiminin kolaylaşması ve yaygınlaşması sonucunda, üretim noktasından son tüketiciye dek uzanan Tedarik Zincirinin her aşamasında kullanılabilecek düzeye ulaşmıştır.

EAN-UCC Sistemi bugün en yoğun olarak perakende satış uygulamalarında kullanılmaktadır. Perakende satış noktasında satışa sunulan bir ticari ürün için EAN-UCC numarası kullanılarak yapılan uygulama, Uygulama-1’de örneklenmiştir.

EAN-UCC Sistemi’nin Tedarik Zinciri içerisinde yer değiştiren bir taşıma birimi için nasıl kullanıldığı ise Uygulama-2’de örneklenmiştir

UYGULAMA-1: PERAKENDE SATIŞ UYGULAMASI

GTIN, bir ticari ürünün bütün dünyada tek bir numara ile tanınmasını sağlar. Ticari ürünün tanınmasını sağlayan GTIN, ürünün tanımlama numarasını içermektedir.

Perakende satış noktasında satışa sunulan bir ticari üründe EAN-UCC-13 ya da EAN-UCC-8 standartında bir GTIN yer almaktadır. GTIN, ürünün paketi üzerinde gözle görülür biçimde yazılı olduğu gibi, barkod ile de simgelenir. Bu numara, bilgi sistemlerinde ürüne ait tanım ve fiyat bilgilerinin tutulduğu veritabanlarındaki ürün kayıtlarına erişmek için bir erişim anahtarı olarak kullanılır.

Bilgi sistemine bağlı ve barkod okuyuculu bir satış noktası terminali ya da yazarkasada okutulan GTIN barkodu için aşağıdaki işlemler yapılır:

1.     Barkod okuyucu, okuduğu barkodu rakamlara dönüştürür.

2.     Rakamların oluşturduğu numara ile ürünün bilgi sistemindeki (veritabanındaki) tanım kaydına erişilir.

3.     Ürünün veritabanındaki tanım kaydından ürünün tanımı (stok kodu, adı, satış birimi-adet, kutu, kg vb.) ile birim satış fiyatı elde edilir.

4.     Ürünün tanımı ve birim satış fiyatı, veritabanından satış noktası terminali/yazarkasaya  gönderilir.

5.     Satış noktası terminali/yazarkasada ürünün satılan miktarı ile birim satış fiyatı çarpılarak satış tutarı hesaplanır.

6.     Ürünün tanımı (adı, satış birimi vb.), birim satış fiyatı, satılan miktarı ve satış tutarı satış fişi ya da fatura üzerine yazılır.

 
8691234560013 
 - adı: gofret

- birimi: adet

- birim fiyatı: 150.000 TL 

 UYGULAMA-2: TEDARİK ZİNCİRİ UYGULAMASI

Tedarik Zinciri içerisinde üreticiden çıkarak müşteriye sevk edilen bir taşıma birimi (“logistic unit”), taşıma sırasında el değiştirmekte, sırasıyla, üretici-taşıyıcı-dağıtım merkezi-taşıyıcı-müşteri ortamlarında hareket etmekte, bu hareketler sırasında depolama, taşıma ve yer değiştirme işlemleri yapılmaktadır.

Tedarik Zincirinde hareket eden taşıma biriminin üzerinde SSCC numarası yer alır. SSCC, taşıma biriminin tüm dünyada ve Tedarik Zinciri içerisinde tek olarak tanınmasını sağladığı gibi, bu taşıma biriminin bilgi sistemindeki veritabanında yer alan ayrıntılı bilgilerine erişilmesine de olanak veren bir erişim anahtarıdır.

Tedarik Zinciri uygulaması yapan üretici, taşıyıcı, müşteri gibi taraflar, bilgi sistemleri kapsamında bu sistemlere bağlı barkod yazıcılar ve barkod okuyucular kullanırlar ve birbirleri ile elektronik ortamda veri değişimi yapabilmek üzere EVD uygulamalarından yararlanırlar.

EAN-UCC Sisteminin tanımlama ve numaralama standartlarının kullanıldığı ideal bir Tedarik Zinciri uygulamasında aşağıdaki işlemler yapılır:

1.     Ticari ürünün üreticisi olan firma, mallarını kutulayarak bir palete yerleştirir. Palette yer alan malların ve kutuların tanımları (stok kodu, miktarı, satış fiyatı, paketleme biçimi, son kullanım tarihi vb.) bilgi sistemindeki veritabanına kaydedilir.

2.     Üretici Firma, hazırlanan palete bir seri numarası verir. Üretici firmanın numarasını ve paletin seri numarasını içeren SSCC numarası gözle görülür biçimde ve barkodlu olarak bir etikete yazılır. Barkod yazıcı kullanılarak basılan bu etiket palete yapıştırılır.

3.     Üretici Firma, palet üzerindeki SSCC numarasını barkod okuyucu ile okutarak paleti Taşıyıcı Firmaya teslim eder ve paletin üretici firmadan çıktığı bilgi sistemlerine kaydedilir.

4.     Üretici firma, etiketlenen paletin SSCC numarasını ve ayrıntılı tanım bilgileri ile birlikte paletin teslim edileceği yerin bilgilerini içeren kayıtları, elektronik ortamda EVD aracılığı ile Taşıyıcı Firma, Dağıtım Merkezi ve Müşterinin bilgi sistemlerine gönderir.

5.     Taşıyıcı Firma, teslim aldığı paleti Dağıtım Merkezine teslim ederken SSCC numarası barkod okuyucu ile okutulur. Okunan SSCC numarası kullanılarak Dağıtım Merkezinin bilgi sistemindeki paletin kaydına erişilir, palet bilgileri doğrulanır ve paletin Taşıyıcı Firmadan teslim alınarak Dağıtım Merkezine girdiği bilgi sistemine işlenir.

6.     Paletin teslim alındığına ilişkin kayıt Dağıtım Merkezi tarafından, elektronik ortamda EVD aracılığı ile Üretici Firma, Taşıyıcı Firma ve Müşterinin bilgi sistemlerine gönderilir.

7.     Palet, Dağıtım Merkezinden çıkarken paletin SSCC numarası barkod okuyucu ile okutulur ve paletin, paleti Müşteriye taşıyacak Taşıyıcı Firmaya teslim edildiği Dağıtım Merkezinin bilgi sistemine işlenir.

8.     Paletin Taşıyıcı Firmaya teslim edildiğini gösteren kayıt, Dağıtım Merkezi tarafından elektronik ortamda EVD aracılığı ile Üretici Firma, Taşıyıcı Firma ve Müşterinin bilgi sistemlerine gönderilir.  

9.     Palet, Taşıyıcı Firma tarafından Müşteriye teslim edildiğinde Müşteri barkod okuyucu ile paletin SSCC numarasını okutur. Okunan SSCC numarası ile paletin Müşterinin bilgi sistemindeki kaydına erişilir ve paletin teslim alındığı kayda işlenir.

10. Müşteri, paleti teslim aldığını gösteren kaydı elektronik ortamda EVD aracılığı ile Üretici Firma, Dağıtım Merkezi ve Taşıyıcı Firmanın bilgi sistemlerine gönderir.

11. Müşteri, paleti deposunun içerisinde hareket ettirirken SSCC numarasını barkod okuyucu ile okutur ve paletin yaşadığı tüm depo hareketleri Müşterinin bilgi sistemine kaydedilir.

TİCARİ ÜRÜNLERİN NUMARALANDIRILMASI

Ticari ürünler, Tedarik Zincirinin herhangi bir noktasında sipariş edilen, satılan, dağıtımı yapılan, yer değiştiren ya da satın alınan, dolayısıyla başta fiyatı olmak üzerine bütün tanımlayıcı bilgilerine gerek duyulan mal ya da hizmetlerdir. Bu tanımdan da anlaşılacağı üzere, hammaddeden başlayarak son tüketicinin eline geçen ürüne dek, özellikleri (ad, birim, fiyat, depolama koşulları, alım-satım koşulları vb.) tanımlanmış tüm fiziksel mallar ile gene özellikleri ve fiyatı belirlenmiş hizmetler ticari ürün kapsamında ele alınırlar.

Ticari ürünlerin tanımlanması ve numaralanması ile bu numaraların barkodlarla simgelenmesi, satış noktalarındaki satış işlemlerine olduğu gibi, fabrika, dağıtım merkezi, depo gibi ortamlarda malın teslim alınması, envanter yönetimi, mal sevkiyatı gibi birçok lojistik uygulamalara da doğruluk, kolaylık ve hız kazandırmaktadır. Ticari ürünlerin tanımları, numaraları ve barkodları, ticari ürünün hareket ettiği Tedarik Zinciri içinde ve dağıtım kanalları boyunca gerçekleştirilen, satın alma, envanter yönetimi, sipariş verme, satış ve satış noktası operasyonlarında otomasyon yapılmasını sağlamakta, böylece işlemlerin elektronik ortamda gerçekleştirilmesine (elektronik ticaret) olanak vermektedir.

EAN-UCC Sistemi ile dünya üzerindeki her bir değişik ticari ürüne bu ürünü dünya üzerinde tek olarak tanımlayacak bir numara verilir; bu numara GTIN (Global Trade Item Number-Ticari Ürün Numarası) olarak anılır. GTIN, ürünü kimliklendiren bir numaradır ve ürünün özelliklerine ilişkin hiçbir bilgi içermez. Ürünün tanımında değişiklik olmadığı sürece ürünün GTIN’i de aynı kalır.

EAN-UCC Sisteminde ticari ürünlere verilen GTIN, 14 basamaklı ve tümü rakamlardan oluşan (sayısal) bir numaradır. Bu numara, ticari ürünün üzerinde gözle görülür biçimde ve barkod sembolü olarak yer alır, aynı zamanda da elektronik ortamda gerçekleştirilen EVD uygulamalarındaki standart mesaj kayıtlarında kullanılır.

Ticari ürünler, EAN-UCC Sisteminde, her biri 14 basamaklı GTIN’in bir alt kümesi olarak değerlendirilebilecek EAN/UCC-8, UCC-12, EAN/UCC-13, EAN/UCC-14 numaraları ile tanımlanır ve yine bu numaraları gösteren barkodlar ile simgelenirler.

GTIN standartındaki numaralama yapısı aşağıdaki tabloda gösterilmiştir: 

NOT: Yukarıdaki tabloda yapısı gösterilen GTIN, bilgisayar ortamlarındaki veritabanlarında 14 basamaklı, sağa dayalı sayısal bir veri alanı olarak tutulmalıdır. 

DİKKAT: Bugüne dek Türkiye’de uygulanan EAN Numaralama Sisteminde 13 basamak olarak kullanılan tanımlama numarası, EAN-UCC Sisteminde GTIN adını almış ve 14 basamak olmuştur. TOBB-MMNM’ye üye olan firmalar, bilgi sistemlerinde 13 basamak olarak yer alan bu numaraları en kısa sürede, 14 basamak, sağa dayalı, sayısal veri alanları olarak tanımlamak zorundadırlar. 

Yukarıda yapısı gösterilen GTIN’in kapsamında, kullanılan numara standartının tipine bağlı olarak EAN-UCC  Firma  Numarası ile Ürün Numarası yer alır. Türkiye’de kullanılan EAN/UCC-13, EAN/UCC-8 ve EAN/UCC-14 numaralarının yapıları ve özellikleri izleyen bölümlerde açıklanmıştır. 
 
 Bir ticari ürün GTIN ile tanımlanırken aşağıdaki temel kurallar uygulanır:

1. Tasarımı ve/veya içeriği bir diğerinden farklı özellikler taşıyan her bir ürüne ayrı bir tanımlama numarası (GTIN) verilir. Bu numara bütün dünyada tektir.
2. GTIN, ürünün özelliklerine ilişkin hiçbir bilgi içermez; ancak ürün değişken ölçülerle (paketteki ürün adedi, ağırlık, boyut vb.) satışa sunuluyorsa ürünün ölçüsü GTIN’de belirtilebilir. Ürünün özelliklerini açıklayan tanımlayıcı ve tamamlayıcı bilgiler ise (ürünün adı, paketleme biçimi, fiyatı, boyutları, üretim tarihi, son kullanım tarihi vb.) ürünü kullanacak ya da ürün üzerinde işlem yapacak tüm ilgili taraflara (taşıyıcı, dağıtıcı, satıcı  vb.) bildirilmelidir. (Ürünü kullanan taraflar, elektronik ortamda gönderilen mesajlar ile, olanaklı ise EVD ile bilgilendirilebilirler.)

NOT: Değişken ölçülerle satışa sunulan ürünler için mağaza/depo içi tanımlama ve numaralama yöntemleri uygulanmakta, bu amaçla yerel uygulamalar yapmak üzere ulusal standartlar da geliştirilmektedir.

3. Ürünün özellikleri aynı kaldığı sürece ürüne verilen GTIN aynı kalır, değiştirilmez. Aynı numara, ürünün hareket ettiği her noktada ve dünyanın her yerinde kullanılır. Bu kural, ancak yerel otoritelerin düzenlemeleri ya da yasal zorunluluklar gereği değiştirilebilir. Örneğin ABD ve Kanada dışında üretilen ancak ABD ve Kanada’da dağıtıma ve satışa sunulan ticari ürünler 2005 yılının başına dek UCC standartlarına uygun olarak numaralandırılmalıdırlar .

TİCARİ ÜRÜNLERİN ÖZELLİKLERİ

EAN-UCC Sisteminde GTIN ile tanımlanan ve numaralanan ticari ürünlerin kapsamı çok geniştir. Ürünün doğasına ve kullanıcıların ürünle yaptıkları işlemlerin gerektirdiklerine uygun olarak değişik standart çözümler uygulanır.

EAN-UCC Sisteminin ticari ürünler için getirdiği tanımlama, numaralama ve bu numaraları simgeleyen EAN-UCC barkodlarının standartları, ticari ürünlerin aşağıdaki yapısal özellikleri göz önüne alınarak geliştirilmişlerdir:

1. Fiziksel ya da fiziksel olmayan ticari ürünler

Fiziksel olan ticari ürünler somut mallardır. Fiziksel olmayan ticari ürünler ise genellikle alınan-satılan yani ticareti yapılan, işçilik olarak değerlendirilen hizmetlerdir. (Örnek: Taşıma hizmeti, depolama hizmeti, danışmanlık hizmetleri, sağlık hizmetleri, temizlik hizmetleri vb.)

Ticareti yapılan hizmetler de somut mallarda olduğu gibi GTIN ile numaralandırılabilir.

2. Yaygın olarak dağıtılan ya da dağıtımı kısıtlanmış ürünler

EAN-UCC Sistemi ile tanımlanan ve numaralanan ticari ürünler, dünyanın her yerinde dağıtımı yapılabilecek, alımı-satımı yapılabilecek ürünlerdir. Bununla birlikte EAN-UCC Sistemi, bu tür yaygın dağıtımı yapılan ürünlerin yanı sıra yalnızca kısıtlı bir çevrede örneğin bir ülkenin sınırları içinde, bir depo ya da mağazanın (mağazalar zincirinin) kendi içinde dağıtımı ve satışı yapılan ya da kullanılan ürünlerin tanımlanması ve numaralandırılmasına da olanak vermektedir.

Dağıtımı kısıtlanmış ürünler için EAN Numaralama Organizasyonları yalnızca kendi sınırları içinde uygulanabilecek ulusal (yerel) standartlar geliştirilebilirler.

3. Sabit ya da değişken miktarlı ürünler

Sabit miktarlar içerecek biçimde paketlenerek dağıtıma ve satışa sunulan ürünler her zaman aynı miktarda ürün içerirler; bu ürünlerin boyutları, ağırlığı, içeriği, tasarımı her pakette aynıdır (örnek: 1 adet gofret, 4 adet pil, 1 kg. toz deterjan, 500 gr. yağ vb.) Bu tür ürünler “sabit miktarlı” olarak adlandırılırlar ve ürünün kesinleştirilmiş bu miktarı için bir GTIN verilir.

Değişken miktarlı ürünlerde ise ürünün diğer tüm özellikleri aynı olsa bile dağıtıma ve satışa sunulan paketlerdeki ürün miktarı farklıdır. Bu tür ürünler “değişken miktarlı” olarak adlandırılırlar (örnek: peynir, tavuk, et vb.) Değişken miktarlı ticari ürünlerde ürünün boyutları (uzunluk, yüzölçümü vb.), ağırlığı, hacmi ya da bir paketteki ürün adeti her bir paket için değişkendir ve değişen miktar, ürünün dağıtım ve satış işlemlerinde etken rol oynamaktadır. Örneğin satış noktasında satılırken satış fiyatı ağırlığına göre hesaplanan tavuk, peynir gibi ticari ürünler, değişken miktarlı ticari ürünler sınıfına girerler.

Değişken miktarlı ürünlere verilen GTIN, ürünün tanımının yanı sıra ürünün değişken miktarının bilgisini de içerir.

4. Perakende satılan ya da perakende satılmayan ürünler

EAN-UCC Sisteminin ana ilgi alanı perakende satış uygulamaları gibi görünse de bu sistem ile perakende satılmayan dolayısıyla ürün numarası ve barkodu satış noktasında okutulmayacak ticari ürünler de tanımlanabilmektedir.

EAN-UCC Sistemi yalnızca perakende satılan ürünler için değil tüm Tedarik Zinciri uygulamaları için ürün tanımlama ve numaralama standartları geliştirmektedir; dolayısıyla ticari ürün kapsamına giren ancak perakende satılmayan ürünler için de GTIN kullanılabilir.

5. Yayınlar

EAN-UCC Sistemi, ISBN ile tanımlanan kitaplar, ISSN ile tanımlanan süreli yayınlar (dergiler) ve ISMN ile tanımlanan müzik yayınları (kaset, CD vb.) için de GTIN verilmesine olanak sağlamaktadır.

6. Birim ürünler ya da ürün gruplamaları

Bir ürün, ayrılamaz/parçalanamaz bir tek birim olarak dağıtıma ve satışa sunulduğu gibi, birden çok ürünün biraraya getirildiği bir grup halinde de işlem görebilir. (Örnek: 10 adet mendil paketi içeren şirinklenmiş bir paket, 12 şişelik içecek kasası, 10 adet bisküvi paketi içeren bir koli, 24 adet içecek kutusu içeren şirinklenmiş bir tepsi)

Nasıl ki ürünün parçalanamaz bir bütün olan tek bir birimine bir GTIN veriliyorsa, ürünlerin oluşturduğu gruba da GTIN verilir.

Gruplanan ürünler hep aynı ürün olabildiği gibi değişik ürünler biraraya getirilerek de gruplar oluşturulabilir. (Örnek: 3 adet gül kokulu, 3 adet leylak kokulu sabun içeren bir paket; 2 adet siyah, 1 adet kırmızı, 2 adet mavi mürekkepli kalem içeren bir paket)

Oluşturulan her bir değişik grup için bir GTIN verilir.

Birden çok parçadan oluşan ürünler

Bazı ticari ürünler fiziksel doğaları gereği birden çok parça halinde paketlenirler; örneğin demonte mobilyalar ile takım oluşturan mobilyalar bu tür ticari ürünlerdir. Bu tür ürünler ayrı parçalar halinde sipariş edilmez ve satılamazlar.

8. Ürünün paketinin boyutu

Ürünün paketi üzerinde yer alacak GTIN barkodunun yapısı, ürünün paketinin boyutlarına bağımlıdır. Örneğin boyutları küçük paketler üzerinde EAN/UCC-8 barkodu uygulanır.

9. Ürünün paketinin malzemesi

Ürünün paketinde yer alacak GTIN barkodunun yapısı, yani seçilmesi gereken barkod alfabesi ve barkod boyutları (büyültme faktörü, barkodun yüksekliği vb.), ürünün paketlenmesi için kullanılan ambalaj malzemesinin özelliklerine ve rengine bağımlıdır. Barkodun, barkod okuyucular ile herhangi bir yanlış okumaya neden olmayacak biçimde kolayca okunabilmesi için paketin üzerine basılan barkodun özellikleri ambalaj malzemesine uygun olmalıdır.

  EAN-UCC Sisteminde Ticari Ürünlerin Tanımlanması Ve Numaralanması: 

EAN/UCC-13 NUMARALAMA YAPISI

EAN-UCC Sisteminde en yaygın olarak uygulanan numara yapısı EAN/UCC-13’dür. 13 basamaktan oluşan EAN/UCC-13 numarasının barkodu, EAN-13 barkod alfabesi kullanılarak basılır.

EAN/UCC-13 numarası, perakende satılan ticari ürünlerin yanı sıra hizmetler ve perakende satılmayan ticari ürünler için de kullanılır.

EAN/UCC-13 numarasında yer alan EAN/UCC Firma Numarası ve Ürün Numarasının uzunlukları değişkendir. Bu uzunluklar, EAN Numaralama Organizasyonu tarafından tanımlanan kurallara uygun olarak belirlenmektedirler. TOBB-MMNM’nin uyguladığı EAN/UCC-13 numaralama kuralları aşağıda anlatılmıştır. 

DİKKAT: Bugüne dek Türkiye’de uygulanan EAN Numaralama Sisteminde EAN-13 olarak tanınan bu numara, EAN-UCC Sisteminde EAN/UCC-13 adını almıştır. Bilgi sistemlerinde bir veri alanı olarak tutulan EAN/UCC-13 numarası için aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:

1. EAN/UCC-13 numarası, 13 basamak, sağa dayalı, sayısal bir alandır. Başına “0” getirilerek GTIN yapısına uygun biçimde 14 basamak, sağa dayalı, sayısal bir alan olarak tutulması önerilir.
2. EAN/UCC-13 numarasındaki Firma Numarası ve Ürün Numarasının uzunlukları değişkendir.
3. EAN/UCC-13 numarasındaki Firma Numarası ve Ürün Numarası, bilgi sistemleri kapsamında herhangi bir gruplama, sınıflama, kodlama yapmak için kullanılmamalı; numara firma numarası ve ürün numarası olarak ikiye bölünerek, bir işlemi gerçekleştirmek ya da sorgulama ve raporlama yapmak gibi amaçlarla kullanılmamalıdır.

  Türkiye’de TOBB-MMNM tarafından uygulanan EAN/UCC-13 numaralama yapısı aşağıda gösterilmiştir: 

(*) TOBB-MMNM’ye EAN International tarafından verilen önek “869” olmakla birlikte, TOBB-MMNM, gerek duyarsa, EAN International’a başvurarak yeni önekler de alabilir. Dolayısıyla bu kılavuzun yayınlandığı tarihte geçerli olan bu öneke zamanla yeni önekler de eklenebilir. 

Firma Numarası: TOBB-MMNM’ye başvuran üretici, dağıtıcı, satıcı, ithalatçı firmalara TOBB-MMNM’nin verdiği numaradır. TOBB-MMNM, ürün çeşidi sayısı 99,999’a dek çıkabilecek firmalara 4 basamaklı, ürün çeşidi sayısı 9,999’a dek çıkabilecek firmalara 5 basamaklı, ürün çeşidi sayısı en çok 999 olabilecek firmalara ise 6 basamaklı firma numarası vermektedir.  

Ürün Numarası: TOBB-MMNM’ye başvurarak firma numarası alan üretici, dağıtıcı, satıcı, ithalatçı firmalar, her bir değişik ticari ürünlerine kendileri numara verirler. Ürünlere verilecek numaralar, TOBB-MMNM’den alınan firma numarasının uzunluğuna bağlı olarak yukarıda tanımlanan EAN/UCC-13 yapısına uygun olarak ve bu kılavuzda açıklanan GTIN oluşturma yöntemlerine bağlı kalınarak verilmelidir.

NOT: Ürün numaraları verilirken ürünler için herhangi bir gruplama, sınıflama ve kodlama yapılmamalı, numaralar “1” (bir)’den başlayarak her yeni ürün için 1 artan sırada verilmelidir. 

Kontrol Basamağı: EAN/UCC-13 numarasındaki 13. basamak (N13) Modulo-10 yöntemi ile hesaplanan kontrol basamağıdır.

EAN/UCC-8 NUMARALARI

EAN/UCC-8 numaraları, ürün paketinin üzerinde EAN/UCC-13 numarası ve EAN/UCC-13 barkodunun basılması için yeterli yer olmadığı durumlarda EAN Numaralama Organizasyonu tarafından verilir. Türkiye’de EAN/UCC-8 numaraları TOBB-MMNM tarafından verilmektedir.

EAN/UCC-8 numarası, barkodun basılacağı paketin toplam alanı EAN/UCC-13 barkodu sığmayacak kadar küçükse kullanılır. Firmalar, EAN/UCC-8 numarasını edinmek için ürünün ambalaj örneği ile birlikte doğrudan EAN Numaralama Organizasyonuna (Türkiye’de TOBB-MMNM’ye) başvurulmalıdırlar.

EAN Numaralama Organizasyonu, ancak aşağıdaki durumlardan biri gerçekleşiyorsa ürünün EAN/UCC-8 numarası almasını kabul eder:

• Ürün paketinin toplam alanı 80 cm²’den küçük ise
• Basılı etiket yüzeyinin alanı 40 cm²’den küçük ise
• Silindir kaplar için, kabın çapı 30 mm’den küçük ise

Bu kurallar ancak ürün paketindeki zorunlu durumdan ötürü EAN/UCC-8 barkodunun EAN/UCC-13’e oranla daha kolay okunma olanağı sağladığı durumlarda değiştirilebilir; ancak her koşulda bu kuralların uygulanması ya da uygulanmaması kararı EAN Numaralama Organizasyonuna aittir.

EAN/UCC-8 numaralarının sahibi EAN Numaralama Organizasyonudur. Ürünün piyasadan çekilmesi ya da ürünün paketinin EAN/UCC-8 kullanımını gerektirmeyecek biçimde değişmesi durumunda EAN-8 numarası EAN Numaralama Organizasyonuna geri verilmelidir.

 8 basamaktan oluşan EAN/UCC-8 numarasının barkodu, EAN-8 barkod alfabesi kullanılarak basılır. EAN/UCC-8 numarasının genel yapısı ile EAN/UCC-8 barkodu aşağıda verilmiştir:

Yukarıdaki çizimden de anlaşılacağı üzere EAN/UCC-8 numarasında yer alan EAN/UCC-8 öneki ve Ürün Numarasının uzunlukları değişkendir. Bu uzunluklar, EAN Numaralama Organizasyonu tarafından tanımlanan kurallara uygun olarak belirlenmektedirler. TOBB-MMNM’nin uyguladığı EAN/UCC-8 numaralama kuralları aşağıda anlatılmıştır. 

DİKKAT: Bugüne dek Türkiye’de uygulanan EAN Numaralama Sisteminde EAN-8 olarak tanınan bu numara, EAN-UCC Sisteminde EAN/UCC-8 adını almıştır. EAN/UCC-8 numarasının, bilgi sistemlerinde, başına “000000” getirilerek GTIN yapısına uygun biçimde 14 basamak, sağa dayalı, sayısal bir alan olarak tutulması önerilir.

Türkiye’de TOBB-MMNM tarafından uygulanan EAN/UCC-8 numaralama yapısı aşağıda gösterilmiştir: 

(*) TOBB-MMNM’ye EAN International tarafından verilen önek “869” olmakla birlikte, TOBB-MMNM, gerek duyarsa, EAN International’a başvurarak yeni önekler de alabilir. Dolayısıyla bu kılavuzun yayınlandığı tarihte geçerli olan bu öneke zamanla yeni önekler de eklenebilir.

Ürün Numarası: TOBB-MMNM’ye başvurarak firma numarası alan üretici, dağıtıcı, satıcı, ithalatçı firmalar, ticari ürün paketinde EAN/UCC-8 numarası kullanılması gerektiğini kanıtladıkları koşulda, TOBB-MMNM, ticari ürün için Ürün Numarasını verir. Bu numara 4 basamaktan oluşur (N4 – N7)  

Kontrol Basamağı: EAN/UCC-8 numarasındaki 8. basamak (N8) Modulo-10 yöntemi ile hesaplanan kontrol basamağıdır.

TAŞIMA BİRİMLERİNİN TANIMLANMASI

Taşıma birimleri, Tedarik Zinciri içerisinde ticari ürünün taşınması ve/veya depolanması amacıyla kullanılan kaplar ya da paketleme birimleridir (kutu, kasa, palet, varil, çuval, torba vb.). Bir taşıma biriminin içerisinde herhangi bir ticari ürün ya da birden çok değişik ticari ürün bulunabilir.

EAN-UCC Sisteminde taşıma birimleri SSCC (Serial Shipping Container Code) numarası kullanılarak tanımlanır ve numaralandırılırlar. SSCC, taşıma birimi üzerinde UCC/EAN-128 (Uygulama Tanımlayıcı 00) barkod alfabesi ile simgelenir.

Taşıma birimlerinin tanımlanması ve numaralanması, lojistik işlemlere (taşıma, sevkiyat, dağıtım, depolama işlemlerinin tümü) büyük kolaylıklar getirmekte, lojistik işlemlerindeki otomasyon uygulamalarına hız ve doğruluk kazandırarak verimliliği artırmaktadır. Örneğin, taşıma birimleri için kullanılan SSCC numaraları, taşıma biriminin üzerinde barkod olarak yer aldığı gibi birbirleriyle elektronik ticaret yapan taraflar arasındaki Elektronik Veri Değişimi ortamındaki kayıtlarda da yer almakta, böylece aynı SSCC lojistik işlemleri ile elektronik ortamdaki işlemler arasında bir bağ oluşturmaktadır.

Uygulama Tanımlayıcısı (00) olan SSCC, taşıma birimlerinin tek olarak tanımlanmasında kullanılır. Her bir taşıma birimine, taşıma biriminin bütün ömrü boyunca (üretildiği ilk andan başlayarak, artık kullanılmaz hale gelinceye dek) tanınmasını sağlayan bir seri numarası verilir. SSCC her bir taşıma birimi için farklı bir seri numarası içerir. Birden çok taşıma birimi hep aynı çeşit ürün içerse de her bir taşıma birimine farklı bir SSCC numarası, dolayısıyla seri numarası verilir.

SSCC numarası, taşıma biriminin bilgisayar ortamındaki tanımı ve özelliklerine ilişkin bilgilere erişmek üzere bir erişim anahtarı olarak kullanılır. Bu bilgi öğelerinin bir kısmı taşıma biriminin üzerinde gözle görülür biçimde de yazdığı gibi EVD kayıtlarında da standart veri alanları olarak yer alırlar (Örnek: Ağırlık, gideceği adres, son kullanma tarihi, içerdiği paket sayısı vb.)

18 basamaklı SSCC’nin yapısı şöyledir: 

Uzatma Basamağı (Extension Digit): SSCC’yi oluşturan firmanın iç gereksinimlerine göre verilir. Genellikle taşıma biriminin tipini (konteyner,