Kayıt tutmanın gerekliliği, öncelikle parasal konularda kendini belli etmektedir. Borçların, alacakların belirlenmesi, kar-zaman hesapları, ürünlerin veya hizmetlerin birim maliyetlerinin hesaplanması, idari giderlerin toplam giderler içindeki payının hesaplanması, bütçeden çeşitli faaliyetler için ayrılan fonlar, amortismanlar, vb. nin takibi için belli kayıt sistemleri oluşturulmaktadır.
Enflasyon tahminlerinin yapılması, çeşitli verimlilik, etkililik, amaçlara uygunluk, müşteri beklentilerini karşılamadaki yeterlilik gibi ölçümlerin yapılması kayıt tutulmasını gerektirmektedir.
Standart zamanların belirlenmesi, süreçler geliştirilmesi, ürün geliştirilmesi, her türlü faaliyetin planlanması ve gerçekleşen ( fiili ) durumla karşılaştırılması, ürünlerin yapılarıyla birlikte tanımlanması, verilen taahhütlerin not alınması, anlaşma şartlarının belirlenmesi, hukuki işlemler vb. tüm faaliyetler kayıt tutulmasını gerektirmektedir.
Kayıtlar firmaların:
· Kamu kurumlarıyla,
· Sendikalarla,
· Çalışanlarla,
· Ülkenin hukuk, vergi, gümrük, teşvik politikalarını yürütenlere
· Tedarikçilerle,
· Rakipleri ile,
· Müşterileri ile,
· Ortakları ile,
· Dağıtım kanalları ile,
· Denetleyici kurumlar ile,
·
Uluslar arası haberleşme sistemi ile,
Olan ilişkilerinde her iki tarafa da yol gösterici bir araçtır ve bu gibi durumlarda kayıtların yokluğu bazen bir suç teşkil etmekte, bazen de sebep olması nedeniyle çözümsüzlüğe yol açmaktadır.
Verilerin kaydedilmesiyle ve istatistik, olasılık, benzetim ( simulasyon ), iş etüdü, kritik yol analizi gibi yöntemlerle belirsizliğin azaltılması sağlanmış ve böylece karar verme süreci nispeten kolaylaştırılmıştır.
Amaca uygun olmayan kayıtların tutulması, doğru olmayan kayıtların tutulması, firma genelinde kayıtların tutulmasından, ilgili birimlere dağıtılmasından ve saklanmasından sorumlu organizasyon birimlerinin açıkça belirlenmemesi, firmanın işbirliği ve sinerjiden kaynaklanan gücüne sekte vurarak motivasyon kaybına ve hatta bu organizasyon birimleri arasında gereksiz rekabete yol açmaktadır. Kayıtların düzgün tutulmasıyla da bütün sorunlar çözülememektedir. Kayıtlar yalnızca başlangıç noktasını oluşturmaktadır. İş ahlakını korunduğu toplumlarda kayıtlardan faydalanma maksimum düzeyde seyrederken, kendi hatasını örtbas etmek için gerçekleri çarpıtan düzeyde kayıtların tutulduğu sistemlerde kayıtlar arasındaki çelişkiden ötürü hataların düzeltilmemesiyle, karar verme süreci çetrefil ve içinden çıkılmaz bir hal almaktadır.
Pek çok küçük işletmede, şu tür konuşmalara tanık olmuşsunuzdur:
“Ben sizden X’ ten A adet sipariş vermenizi istemedim mi, neden hala gelmedi?”
“Efendim, biz bu parçanın siparişini vermek üzereyken siz tekrar aradınız ve stoktaki miktarın ihtiyacı karşılamak için yeterli olduğunu, bu yüzden siparişi vermekten vazgeçtiğinizi söylemiştiniz. Biz bu yüzden siparişi vermedik.”
“Hayır, ben sizden X’ in değil, Y’ nin siparişini iptal etmenizi istemiştim. Hep yanlış iş yaparsınız zaten.”
Eğer ortada bu görevle ilgili tutulmuş standart bir kayıt yoksa, hem taraflardan biri kurban durumuna düşer, hem de bu parçanın eksikliği teslimatın gecikmesine neden olduğundan müşteri memnuniyetsizliğine, atıl kapasiteye neden olduğundan maliyetlerin yükselmesine ve dolayısıyla kar marjının azalmasına neden olur.
Bir firmada kayıt tutulmaması,
ü Yanlış anlaşmalara ve dolayısıyla hata yapma olasılığının artmasına,
ü Kalite güvence sisteminin kurulamamasına,
ü Uygun hedefler belirlenip bu hedeflere ulaşıp ulaşamadığının kontrol edilememesine,
ü Firmada yeni işe başlayanların firmaya uyum sağlama süreçlerinin uzamasına,
ü Üst yönetime rapor verme sürecinin uzamasına,
ü Danışmanlık hizmetlerinden yararlanılmak istenmesi durumunda firma hakkındaki önemli bilgilerin yoksun kalan danışmanın firma sorunlarını teşhis etmesi sürecinin uzamasına,
ü Çalışanların izin almaları durumunda, her şeyi düzensiz bir şekilde not ettikleri, hatta bazı şeyleri sadece akıllarına yazdıkları için, yokluğunda yerine görevlendirilen kişinin çeşitli hatalar yapıp işleri karıştırmasına ve asıl görevlinin izinden döndüğünde neler olup bittiğini çözmekte zorlanmasına,
ü Kimin ne iş yaptığının belli olmaması nedeniyle herhangi bir işle ilgili muhatap olunacak kişinin bulunamaması sonucu işin ortada kalmasına,
ü Çatışmalar ve haksız cezalandırılmalar dolayısıyla motivasyonun azalmasına, vb. sorunlara neden olur.
Bu nedenle, bir firmada kayıt tutma işlemlerinin rasgele değil de, tüm firma çalışanlarının anlayacağı ortak bir dilde, yani standart formlarla yürütülmesi yerinde olur. Tıpkı muhasebe kayıtlarının tutulduğu gibi, üretim, kalite, personel, AR-GE, üretim planlama ve stok kontrol, pazarlama, satış, satın alma, bakım onarım, satış sonrası hizmetler, vb. fonksiyonlarla ilgili periyodik ( günlük, haftalık, aylık, yıllık, vb. ) kayıtlar tutulmalıdır.
ISO 9000 kalite güvence sistemi standardı serisinde de bu konuya ayrı bir önem verildiğini “ kalite kayıtlarını tutulması “ ve “ dökümantasyon ve veri kontrolü “ adı altında iki ayrı özelliğin firmadaki varlığının, yeterliliğinin ve etkinliğinin standarda bağlanmış olmasından anlıyoruz.
Sonuç olarak, işlerin sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi, ölçüm ve karşılaştırma yapılabilmesine, ölçüm ve karşılaştırma yapılabilmesi veri toplanabilmesine, veri toplanabilmesi de kayıtların sağlıklı bir şekilde tutulabilmesine bağlıdır. Aşırı bürokrasiden kaçınalım derken, kayıt tutmamak veya yetersiz ölçüde kayıt tutmak gibi bir alışkanlıktan kurtulmak gerekmektedir.