YAZIŞMALAR

Bazı insanlar bir rapor kaleme alırken iyi bir izlenim yaratmak için saatlerini harcarken, çoğu insan gündelik yazışmalara hiç dikkat etmez. Etkin yazışma günümüz iş dünyasında önemini koruyan bir beceridir ve birisine bir mektup ya da e-posta gönderdiğiniz her seferinde itibarınız sorgulanır.

İyi Yazı Yazma

İş hayatında iyi yazı yazabilmek için, konuları kısa ve öz bir yaklaşımla ele alma yeteneği kazanmanız gerekir.

MEKTUP YAZMA

Format

·        Şirketinizin standart bir yazı formatını bulup, onu kullanın.

·        Bir standart format yoksa, bloklanmış formatı (her şey sola bloklanmıştır) kullanın.

Giriş ve Sonuç

·        Sevgili “Beyefendi/Hanımefendi” gibi deyişler kullanmaktan kaçının. Hitap edeceğiniz kişinin adını öğrenmeye çalışın.

Yapı

·             Başında: Mektubun amacını belirtin.

·             Ortasında: Bu amacı ayrıntı ve olgularla destekleyin.

·             Sonunda: Durumu özetleyin ve atılması gereken adımları sıralayın.

Tarih

·             Tarihi tam olarak yazın, kısaltmalardan kaçının.

Üslup ve Nükte

·        Mektubun niteliğine ve okuyacak kişiyle ilişkinizin düzeyine göre bir üslup seçmelisiniz.

Antetsiz Kağıda Adres Düzenlemesi:

·        İş yerinin antetli kağıtlarını yalnızca iş yazışmalarında kullanın.

·        İkinci sayfa için antetli yerine normal kağıt kullanın.

·        Eğer antetsiz kağıt kullanıyorsanız kendi (gönderici) adresinizi alıcınınkinden

       önce, yukarı yazmayı unutmayın.

·        Paragrafların yaklaşık eşit uzunlukta olmasına dikkat edin.

·        Alıcının adının, unvan ve adresinin tam                                                

          doğru olmasına özellikle dikkat edin.

·        Mektubu ila hataları, noktalama ve dilbilgisi kuralları bakımından kontrolden

       geçirin.

·        Yolladığınız her mektubun bir kopyasını dosyanızda saklayın.
 

Mektup Örneği

Faks Kapak Notu

Faks her zaman bir kapak notuyla gönderilmelidir. Bu yazı fakslanan belgenin doğru kişiye ulaştırılmasını sağlar.

Şablon şu ayrıntıları içermelidir:

·        Alıcının adı

·        Size ulaşmak için gerekli bilgiler

·        Fakslanan metin hakkında bilgi

·        Alıcı için kısa not

Faks Kapak Notu Örneği

E-Posta Oluşturmak

Alıcılar : E-postaları yalnızca onları alma ihtiyacı olan kişilere gönderin. Seçici olun.

            -Kime: E-postanın gönderildiği kişi.

            -Bilgi: E-postayı okumaları gereken, fakat bir girişimde bulunması beklenen      kişi/kişiler.

Konu Satırı:

            - E-postanın içeriğini özetleyen ve dosyalama kolaylığı sağlayan konu satırını mutlaka   doldurun. (“Acil” gibi konusu belirsiz başlıklardan uzak durun).

Başlangıç ve Sonuç

            -E-posta mektuba göre daha az resmi olduğu için, Bay ve Bayan ibareleri daha seyrek kullanılır.

            - Alıcının adını bir virgül ekleyerek yazın.

            - “saygılarımla”, “En iyi dileklerimle” ya da “Çok teşekkürler” diye imzalayarak            bitirin.

E-Posta Örneği

Bilgi Notu

Bilgi notu bırakmak iç iletişimde kullanılan bir yöntemdir. Konusuna ya da muhatabına göre, daktilo/bilgisayarla yazılabileceği gibi, el yazısıyla da olabilir.

İçerik:

·  Bilgi notuna bir başlık koyun ve ivedilikle derecesini belirtin.

·  Ne yapılması isteniyorsa, en başta kısaca özetleyin.

·  Kısa tutun

Bilgi Notu Örneği